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日々のあれこれ

N-Caster:名古屋

2010
08/23

ビジネスマナ? 電話応対★

 みなさん、こんにちは☆法学部法律学科3年のあおりんです!!

さて、名古屋キャンパスで、
キャリアサポートプログラムの電話対応マナーを受講したときのことをお伝えしますね!!
南山大学は就職活動支援としてこのようなキャリアサポートのプログラムを
一年生から受講することができます
 
ビジネスマナー電話対応.jpg
 
会社に入社して新人の頃は電話を受けることが多々ありますよ!
就職活動にもちろん活かせます!
敬語を始め、ビジネス応対用語などとても勉強になりました。
 
必見です☆★

 

電話と受けるときは、3コールまでに受話器をとります。
 
◇電話に出るのが遅れたときは、   「お待たせいたしました」(3コール以上)
                                          「大変お待たせいたしました」(5コール以上)
 
利き手では、受話器をとらず利き手でない手でとります。
利き手はペンを持ちメモをとれるようにします。
それでは、電話応対の流れを見ていきましょう。
 
?受け手:「はい、・・・・会社でございます。」と名乗ります。
  かけ手:「ABC工業の・・・と申します」
 
?受け手:「ABC工業の・・・・様でいらっしゃいますね。
お世話になっております。」
と相手を確認し、挨拶します。 
 
◇ 相手が名乗らなかった場合は
「失礼ですがどちら様でいらっしゃいますか。」と確認します。
掛け手:「恐れ入りますが、鈴木様をお願いいたします」
 
?「はい。鈴木でございますね。少々お待ちくださいませ。」
名指し人と要件を確認します。
この時、お客様の前では会社の人は呼び捨てにするのがポイントです。
 
ここで保留にします。
 
?受け手:「おまたせいたしました。」と代わります。
 
?用件を受けたあとは、
「念のため、復唱させていただきます。・・・・、よろしいでしょうか。」
復唱確認します。
 
?終わりの挨拶は「ありがとうございました。」「失礼いたします。」と言い、
相手が受話器を下ろすのを確認して切ります。
 
電話は相手の顔が見えない、音声のみのやり取りです。
大事なことはアクセントをつけて話すとより良いそうですよ!
 
 
また、感じのよい話し方を紹介しますね☆
 
?クッション言葉を使う
恐れ入りますが  申し訳ございませんが   失礼ですが    お手数おかけいたしますが
おさしつかえなければ   など、これらの言葉を使えることがビジネス世界への第1歩だそうです☆
 
?断定・指示の言い回しを、依頼的表現に変える
?してください      ?していただけますか。
                     ?していただけますでしょうか。
このように表現を変えることによって
相手に選択権を与えることになるので感じのよい話しかたになりますね。
 
?否定形を避けて、肯定形の表現に置き換える
わかりません      申し訳ございませんが、私ではわかりかねます。
 
ビシネスの世界では否定形の言葉を嫌います
なので、肯定形に置き換えて相手に良い印象を与えましょう。
 
 
 
いかがでしたか?高校生のみなさんも部活で先輩と話すときに敬語を使うと思います。
社会にでたときに必ず!役に立ちますよ!!
日頃から敬語を意識して、相手に誠意をもって接する事が大事ですね。
私も、就職活動前なのでとても勉強になりました。不況に負けずに頑張ります!!!!

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南山大学学生入試広報スタッフとは世を忍ぶ仮の姿。果たしてその実態は…!?
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